全新文件管理方案、不同文件自動分類

企業要在現今競爭激烈的市場中脫穎而出，必須利用最先進的技術提升辦公室的生產力和降低成本。辦公室內的文件流程若能雲端化，除了可將流程協作擴展至流動辦公室加快決策流程外，更有助減低儲存增長下的維護時間、簡化擴展性和管理性。而且文件流程系統雲端化，更可將業務關鍵流程跨越地域協作，銷售和決策者更可於行動裝置進行審批和處理，甚至可將文件經行動裝置數碼化上傳至公司伺服器，減少後勤人手處理。

最近一套名為 Aoba DMS 2.0 的雲端文件管理方案便以開源技術作為基礎，除具備上述的基本功能外，更加入了多種自主開發的功能，包括電子表格及指定目錄儲存、強化的光學字符辨認 (OCR) 和平板電腦整合等等。

至於針對最令人頭痛的文件分類工作，Aoba DMS 更可整合 Kodak 的專用文件掃瞄方案，快速掃瞄不同厚薄、不同大小和不同底色的文件，並根據辨認文字和條碼將不同文件分類，也可以設定預先指示系統在收到不同類型的文件時，自動把文件儲存至 DMS 系統中對應的位置。

OCR 更可抽取表格內容自動生成文件，免除人手操作的麻煩，方便用戶對電子化的文件進行全文搜尋和建立標籤。現時方案提供的 OCR 功能已可辨認繁簡中文，英文和日文字元等。對面向經常要處理大量文件來往的中外廠商、或與外國公司有密切關係的企業特別適用。Aoba DMS 2.0 同時支援以 iPad 等平板電腦作手寫簽名和文件批核，員工不但可輕鬆上手，工序更不會因為管理人員出差等理由而推遲，有效防止客戶流失。現時 Aoba DMS 2.0 除提供伺服器專用的安裝版本外，亦可配合雲端方式使用。