專訪基督教懷智服務處：企業如何有效地將 70 萬份文件全面電子化？
專訪基督教懷智服務處：企業如何有效地將 70 萬份文件全面電子化？
我們經常高談闊論企業將文件全面電子化會帶來更高的作業效率、節能減碳等好處，其實前線上亦可減輕員工的工作量，今次受訪的基督教懷智服務處便是一個例子。
基督教懷智服務處是一家香港的社會服務機構，因此能投放在 IT 項目上的資源非常緊拙，即使有足夠的撥款購買一些最新的設備，亦沒有足夠的人手妥善處理。基督教懷智服務處項目經理謝百佳指：「現時我們只有兩位 IT 人員，但卻要負責全港 13 個單位 500 多名員工的所有與 IT有關的問題，可顯見人手相當不足。」
經過反覆思量及比較下，他們決定採用Kodak 提供的整體方案: 包括 文件管理系統、專業掃描器、外包掃描服務。 既可以提供專業整體方案以及24小時作支援的廠商。
Kodak 文件管理系統提升工作效率，強化機構服務質素
一個低成本而高效益的企業級文件管理系統，能有助集中處理各類文件，有效簡化工作流程，支援全文搜尋、文件共享、版本控制及權限管理等等。
為處理總部及 13 個單位的日常往來文件，他們決定一次性添置了十多台專業掃描器，令機構的文件電子化踏出重要的第一步。
Kodak專業掃描器應付日常五花八門不同種類文件
Kodak i3200 是一部支援 A3 文件掃描的掃描器，其長、闊、深度只有 23.8cm x 43.18cm x 37.1cm，十分輕巧細小，不會佔用太多辦公室空間；同時掃描器提供黑白掃描以及彩色掃描功能，dpi 分別為 300 及 200，足以應付一般文書處理；亦備有智能文件偵測及保護功能，當文件有可能導致器材卡紙時，便會立刻作出警告，這樣便可有效避免出現卡紙等情況。
Kodak i1150 是一台桌上型的掃描器，其體積比 i3200 更為細小，長、闊、深只有 246mm x 330mm x 162mm。雖然 i1150 的體積細小，但卻可做到 30ppm 的掃描速度！而對於首 10 頁的文件，其掃描速度更高達 40ppm，對於機構來說，這已十分足夠有餘。
超過 70 萬份的實體文件，又應如何處理？
謝指：「在開初之時，我們是透過聘請兼職員工專責將有關文件進行掃描。但後來發現 Kodak 可以提供相關的外判服務，所以最終我們分階段將多達 70 萬份的實體文件運送到 Kodak 以完成掃描工作。」
據了解，整個掃描工作由 2015 年 9 月份開始，花了約一年的時間，完成把所有實體文件電子化。Kodak 大中華區高級業務拓展經理 Alexander 解釋：「整個項目充滿挑戰，隨著時間流逝文件紙質會變舊，甚至有破損跡象；由客户交到我們手中的文件上會有一些不同的標記或筆跡，有時候我們明知這標記可能只是一些意義更輕的筆跡或標記，然而作為服務供應商，客户交予我們所有文件都需完整掃描。在這情況之下，我們便會逐一向客人詢問，以便更準確完成有關的文件掃描工作，因此在項目開始時的首三個月，處理文件的速度緩慢，幸好得到客户全力配合，往後處理文件的速度已大大提升。」
鳴謝：基督教懷智服務處
基督教懷智服務處於 1979 年成立，為一非牟利社會服務機構，並專為六歲或以上之殘疾人士提供復康服務及支援。現時基督教懷智服務處有 22 個服務單位，13 個分部，員工人數共有超過 500 多人。
