百萬 BI 系統用來做報表？只看重 KPI 是失敗主因

BI（Business Intelligence）的使用是一個靈活的過程，跟使用者的管理經驗有很大的關係，而同時間軟件工具的使用與 IT 部門亦有著微妙的關係。那麼企業在 BI 部署中將會遇到哪些問題？合理的 BI 部署方法是怎樣？BI 能為管理者帶來哪些好處？

BI 部署中的常見問題

現在大多數企業已經看到 BI 的重要性，但很多企業的決策者並不了解 BI，一旦使用效果不好，就歸究於 BI 系統的功能或部署過程。BI 之所以受到重視，主要是因為 BI 越來越重要，不過 BI 的失敗率也很高，而且很難完美的部署好。

根據多年對 BI 系統的研究，認為其失敗的原因，在於業界流行的 BI 建設方法（基於 KPI 的方法）脫離實際的企業管理，從而導致企業的管理層和決策層的領導者認為，這樣的 BI 系統對他們的日常管理沒有太大的直接幫助。久而久之，沒有人使用這樣的 BI，BI 就「死了」。

很多企業在實施中過程會出現一些錯誤，拿 BI 工具做報表，但這樣其實不是在做 BI。我們真正想做一個有「智能」、能幫助企業領導者發現管理和經營問題的 BI。因此，導致 BI 失敗的原因大致有五個：第一，明知山有虎、偏向虎山行。明明知道使用 KPI 令 BI 的失敗率很高，但因為顧問公司的推薦，就按照吩咐做了，最後完成但卻沒人使用，如此一來系統便慢慢地死了；第二，完成報表專案就認為是完成了 BI；第三，沒有處理好在IT 和業務中誰是負責人的問題；第四，把 BI 應用理解為使用 BI 工具（如 BO、BIEE、Cognos 等），而不是通過 BI 應用讓管理層的管理水平得到提升，使企業的效率得到提升；第五，管理者、企業 IT 人員、BI 部署期間沒有進行交流和知識的融合，各自各做事。

BI 的作用和評估標準

大家都知道，BI 是一個好用的工具，使用後能為管理者帶來很多好處，因此才會使用它。它能為管理者帶來直觀的資訊，圖示結合、資料收集等方式，都為各管理人員提供及時發現問題的良好途徑。BI 的作用能讓管理者看到目前企業業務和管理的狀態，能夠從 BI 中看到企業所採取的管理措施的效果，能夠利用 BI 精確地發現企業存在的問題，從而採取有效的改進措施。

如何才能讓 BI 發揮出它的真正作用呢？首先是建立正確的 BI 評價標準和系統；其次，讓老闆看到他想要的東西（良好的 BI 系統）；第三，結合企業的資料基礎和目前最關心的管理問題，建立出 BI 的建設內容和順序；第四，想辦法（說服或強硬要求）管理部門把 BI 使用在日常管理和決策中。

企業內 BI 服務的對象有三種人：決策層、管理層、工作層。作為 BI 對象的工作層人員，BI 主要是應用在日常業務分析的報表系統，但大多數時候都是由各部門工作人員負責。這些人員往往局限於一個系統如 ERP 系統，但企業對市場的判斷需要企業內部和外部的資料互相結合，所以只依靠ERP 中的資料應該是不夠的。因此，只有找到能具有智能、能夠幫助決策者發現工作中問題的人和公司，和他們一起以合理的建設方法，才能做出切實有效的 BI 系統，讓 BI 發揮真正價值。

然而，在現實中，一方面，有相當多的企業領導層還沒有達到重視資料分析的程度，許多決策人的管理水平還停留在初級水平，這是許多企業的真實寫照。另一方面，很多管理者也想找一個發現問題的工具，但是找不到，其實很多時候管理部門自己也希望有人告訴他們「你應該看什麼、怎麼看」。

所以，判斷一個企業實施 BI 成功與否就極為重要，首先看各管理層是否依靠 BI 中的資料進行日常管理，其次還要看決策層是否依賴 BI 中的資料進行分析和決策，而不是單純只看 KPI，因為 KPI（Key Performence Indicator）一開始是為了效率而發展出來，目的並不是為了分析營經中的問題而建立。資料對 BI 來說確實重要，但它不是最重要，最重要的是企業的管理者看到 BI 重要性並且決心要使用它。如果領導層認為它重要，就會想辦法讓資料正確。

合理的 BI 建設方法，實現 IBI

在實施過程中，有很多不成功的案例是由於 BI 的開發人員與應用人員說「兩種語言」，需要翻譯作為橋樑，更需要在開始階段整理架構的時候，建造一個較為舒適的環境，讓應用人員得到利益，這需要技術人員對管理者思考問題的框架和定位要很清楚，否則就無法建立出一個舒適的環境。

BI 的好處是可整合多系統的資訊，所以在系統部署過程之中，其可擴展性和靈活性也十分重要。其可擴展性應該包括架構的可擴展性和工具、技術的可擴展性兩方面。在架構的可擴展性方面，需要對管理有充分理解，才能夠知道怎樣的架構能擴展、怎樣的架構不能擴展。

那麼建立一個合理的 BI 部署方法，是 BI 成功的關鍵。在建立 BI 部署方法時候，需要涉及五方面：

第一，BI 的設計者需要對企業的結構和企業內部發生的業務活動和管理活動有清楚的瞭解；

第二，整理出企業應該如何正確地管理這些業務活動和管理活動的方法；

第三，把這些管理方法轉化為 BI 的分析主題；

第四，從傳統以 KPI 來描述企業的方法轉向用關鍵狀態指標「KSI」來描述企業運行狀態；

第五，把部署 BI 轉化為建設 IBI。

BI 是商業智能，而 IBI 是指綜合各商業智能系統，相比之下，IBI 在內容上，能夠全面支援企業的所有經營管理活動。在功能上，從主要支援分析人員使用，轉向主要支援各階級、各類管理及決策者使用。在智能的程度上，從僅僅包含一些過程分析的「智能」，到融合系統、先進的企業管理思想和最佳管理實踐，從而能夠對管理活動和管理者具有指引和提升作用，即可做到有思想的 BI。