調查指香港企業每年耗費於公幹開支申報成本達數十億

近期政府內部熱話相信都離不開工幹/款待開支申報，這問題亦出現於很多企業之中。儘管管理員或人事部已盡一切能力去審視每一個外出工幹的開支數目是否合理，但始終企業員工太多，要逐一深入調查似乎是不可能的事，所以不同的企業或地區政府都有自己一套的規矩，讓員工按照指引申報公幹開支。

最近有一份由 Concur 委托市場研究機構益普索 (Ipsos) 進行的一項市場調查竟發現員工往往花費大量時間處理繁複的公幹及款待開支申報，若以金額計算有關成本，每年高達12 億港元。除了費時失事之外，香港企業在公幹及款待開支管理方面遇到的問題還包括申報違規的支出項目及欠缺或遺失收據。另一方面，繁複及依賴人手的申報程序使企業難以，甚至無法掌握及控制在公幹及款待開支申報上每年高達數以 10 億計的成本。

報告指出，有 88% 的受訪企業現時只採用電子試算表 (excel) 或紙張表格形式收集公幹及款待開支申報，反映自動化的公幹及款待開支申報解決方案仍未在港普及。這意味著香港大部份企業仍然不單在人手處理的公幹及款待開支申報上耗費大量時間，同時亦難以或無法掌握開支而衍生額外成本，導致企業未能妥善管理公幹及款待開支預算。

此調查亦訪問了企業財務部的員工，報告發現在處理公幹及款待開支申報過程上的錯誤有 65% 是欠缺收據。有 67% 受訪員工認為問題源自依賴人手的程序而導致的人為錯誤。對於出外公幹的員工而言，由申報支出到發還款項，整個流程需時 2.6 個星期。同樣地，有 44% 受訪員工認為遺失收據是最常見的問題，遺失收據有可能導致申請被拒，而有 26%公幹員工曾遇過這個問題。

其他主要調查結果包括：

有 80% 的企業財務部員工在處理公幹及款待申報過程中都遇到不同的問題或錯誤。
有 10% 的企業財務部員工認為遇到的問題主因是員工嘗試申報違規開支。
除了財政上的考慮以及引致不便之外，申報過程中的問題或錯誤亦使財務部及申報開支的員工之間產生磨擦。
一般而言，公幹員工每月需花 0.9 天的時間遞交 3 項開支申報，當中合共 27 個開支項目。主要的開支申報項目包括饍食 (81%)、交通 (78%)、住宿 (68%) 及通訊 (67%)。
有 52% 公幹員工曾經忘記取回收據，甚至有 50% 員工在申報開支時未能附上收據。
有 56% 員工到海外公幹前需要申請，以及有超過 25% 的員工甚至需要獲得多方審批。

調查報告顯示，現時依賴人手的開支申報程序同時為公幹員工及負責管理開支申報的職員帶來相當的煩惱。企業應當採用更具效率的解決方案，而節省由紀錄、呈交到批核等繁複申報程序所需的時間，以及減少浪費内部資源。

而當經濟環境不明朗時，財務總監的焦點多放在有效管理及控制開支上，公幹及款待開支預算都會被視為只是純粹的財政支出，而不是有助收入或盈利增長的來源，因此往往首當其衝遭到削減。事實上，有遠見的企業則會採用自動化開支管理方案以切實降低營運成本，同時企業可以挖掘出以往人手申報程序而無法得知的關鍵資料作分析，進一步節省不必要開支。

有公幹及申報方案的專家便建議香港企業考慮使用基於雲端的公幹及款待開支管理解決方案，以增加營運效率及更有效管理開支。亦由於基於雲端的解決方案能提供極大的靈活性，所以企業毋須在使用初期就投資大量成本。另外，這些解決方案同時支援流動設備，在員工的角度來說，透過這些方案可隨時隨地通過智能手機或平板電腦遞交或審批開支申報。

自動化公幹及款待開支管理方案為用戶帶來的好處還包括：

有助鼓勵員工外出公幹時遵循公司的公幹指引
透過節省遞交申請表格及批核的時間，從而加快開支申報程序
確保員工申報的支出項目資料準確，並符合公司相關守則
減少培訓員工處理開支申報的時間
增加開支申報程序的透明度
顯著減少人為錯誤
簡化批核流程

使用了類似的方案後，便可以減少了申報開支時所遇到的煩人問題，如此一來企業的管理員便可利用多餘的時間處理其他工作及更專注於業務發展。