確保 ERP 與業務一致性將能促進企業良性發展

隨著企業不斷發展，企業日常營運所涉及的物資越來越多，單憑人手管理貨物已經不能滿足企業發展的需要。很多企業已經意識到數碼化的重要性，但是在使用 ERP（Enterprise Resource Planning）之後，發現問題並不是能夠使用軟件就能解決，還需要企業制度和管理手法，才能達到優化企業資源管理的目的，本文會從進口和銷售相關部分作出解釋。

市場引領生產，生產服務於市場

銷售部門綜合本身產品的特點及市場優勢，一方面將產品放在市場上推廣和銷售，為企業直接帶來經濟收益；另一方面將市場相關的最新動態及需求趨勢告知企業產品設計部門，從而為設計部門進行產品的改進與創新提供指引；通過不斷改良產品，提升企業的競爭力。銷售部門與生產部門之間緊密而良好的配合，才能為企業創造更多的利潤。

(1) 對於按照預測作出生產的企業，由銷售部門依據所掌握近期市場的情況作出產品預測數量和時間，而生產部門結合預測、現有存貨量和產品生產周期編制生產計劃；盡量在保證市場供應的前題下減少企業成品的庫存量，提高存貨周轉期。企業在使用 ERP 之後，這些訊息將便於在各部門間流通，降低溝通成本，提供即時性的訊息。
(2) 對於按照訂單作出生產的企業，可能有緊急訂單突然出現的問題，令生產過程不順。在這種情況下生產部門可以依據實際情況縮短計劃周期，以提高計劃的靈活性。同時把握好內部的困難工序，通過不斷改良流程、裝置更新和配合人力資源的方式，縮短困難工序所需時間，從而縮短生產周期，提升對緊急需求的應變能力。

管理倉庫，提高準成度

採購與倉庫管理部門很重要的一項職責便是保證生產所需物資的供應。如何保證在各環境中，帳務清晰，數據真實可用，筆者在此結合企業在實施中經常出現問題的幾個環節進行解釋：

(1) 見單收發，保留憑據。倉庫在收貨時必須嚴格按照 ERP 內採購單進行點算和入倉；辦理出倉時必須依據 ERP 的出倉單辦理出倉手續，只有已經辦理入倉手續的貨物才允許辦理出倉手續，而且每個動作均需要即日完成，保證倉庫帳單的一致性、實時性、準確性。
(2) 按期點算，與財務部門聯合處理賬務。為保證倉庫儲存資源的可用性，需要定期進行點算，企業建立有效的監管制度；技術和財務人員可共同對點算結果進行抽檢。點算時需要關注倉庫儲存物資的數量、質量、物資編碼一致性，依照點算結果進行賬務調整，保證物流和財務的賬務一致。
(3) 建立積壓和廢物倉庫。建立廢物倉庫管理，有計劃減少倉庫廢物；通過 ERP 中業務發生的時間，分析倉庫儲存的物資年齡，識別出積壓物資，一方面依據實際情況，將積壓物資進行清理、翻新和再次運用，加速資金流動，另一方面分析產生積壓的原因，改良採購或生產的批量政策、周期，避免往後繼續出現積壓。
(4) 定立倉庫管理員的職責，優化組織、人員的配置。企業需識別出倉庫中能力較高的倉庫管理員，負責 ERP 中出入倉庫的手續、登記等，確保 ERP 中的業務數據與實際業務一致。

分析歷史數據，優化採購基礎數據

採購基礎數據的準確性直接影響到 ERP 的運行效果，只有基礎數據準確，系統編制的採購計劃才可對實際業務有指引意義；而業務數據與實際業務一致，才能通過 ERP 反映出真實的業務執行情況，為數據統計分析制定良好的基礎，從而為管理者的決策提供有效的數據支持。

(1) 確保日常業務依據標準業務流程執行，ERP 中的業務進度、關鍵的賬單日期與實際業務發生的時間一致。一方面部門管理人員通過 ERP 能實時監控業務進展情況，另一方面準確的業務數據是日後統計分析的基礎。
(2) 優化採購數據。每季度定期分析 ERP 中已發生的業務數據，依據實際業務而更新採購批量數量和方法，依據近期的業務數據及供應商的生產情況更新採購期，保證 ERP 中的基礎數據符合實際業務情況，有利於業務發展。
(3) 更嚴僅選擇供應商。依據採購物資的合格率，對供應商的資格進行評估，更新供應商等級。為日後採購時建立一個黑/白名單。