預防潛在的欺詐行為：自動化管理、分析出差費用的重要性

預防潛在的欺詐行為：自動化管理、分析出差費用的重要性

需要出差的 IT 人應該都需要時常向公司 Claim 回旅費，不過對於一家企業來說，要處理這些細小的數目其實十分麻煩，而且每每為了方便省時，更是不會去計算那一家酒店較相宜，那一家又較合符成本效益；有廠商最近便看準了這部份，針對商務差旅及費用管理推出方案。

該公司名為 Concur，她們最近就亞洲企業發佈了 2016 年商務差旅及費用管理的趨勢預測，並旨在探討企業如何處理商務差旅及費用管理相關的議題。今次調查訪問了亞洲區 363 位首席財務總監及財務管理人員，對企業如何部署全自動化的差旅及費用管理系統以改善財務管理等方面，得到了豐富的數據和透切的見解。調查結果更能夠為財務決策者在制訂新財政年度預算時作為策略性的參考。

利用流動技術輕鬆管理商務差旅及費用管理

整合流動技術與費用管理的科技於亞洲地區仍有很大的發展空間，61% 的受訪企業表示，他們欠缺流動的差旅及費用管理能力。但是，已有越來越多企業開始作出改變，很多企業已允許員工利用智能裝置作差旅及費用報銷的批核，以及透過掃描和上載單據來處理費用報銷。57% 的中國受訪企業表示，現正使用流動差旅及費用管理的方案，較其他亞洲地區領先。

於流動智能裝置上管理差旅及費用非常便捷，可以隨時隨地連接系統處理報銷。他們可以在任何地方透過智能電話管理重要的商務差旅、相關費用和賬單，亦能鼓勵員工更快提交單據作適時報銷。流動管理系統能大大提高僱員和僱主於處理差旅及費用報銷時的效率和透明度。

商業智能分析使商務差旅及費用支出狀況一目了然

數據量增長速度驚人，企業每日要處理大量與財務相關的數據，分析工具的角色極為重要。在差旅及費用管理方面，更需要嚴謹監管，才能有效地管理整體支出和預防欺詐行為。

根據該研究報告，財務決策者列出了他們最需要頻繁監管的三大項目，分別為潛在的欺詐行為、反賄賂及其他相關法例及守則，以及供應商的回扣。有近一半的亞洲企業未能準確地掌握以上資訊，反映出他們需要分析工具作出適時的提醒，以偵測欺詐行為及提升透明度。合適的商業智能方案將確保供應商的生態系統及企業政策能夠一目了然，同時縮短了處理差旅及費用報銷的時間。

自動化操作有助企業提高生產力

此外，報告亦指出，超過一半的受訪企業都計劃放棄現有費用管理系統，而投入使用全自動化差旅及費用管理系統。為提升用戶體驗，逾 61% 的中國企業及 52% 的亞洲企業有意將系統升級至全自動化。現已使用全自動化系統的行政人員對系統上的各項指標都非常滿意，當中包括清楚列明的費用項目、適時的報告和合符政策及規例的程序，這對於亞洲企業尤其重要。

為讓員工可以完全適應自動化的差旅及費用管理系統，部署應分階段進行。全自動化的系統將確保企業能夠無縫地實時監察所有差旅及費用管理程序、提供相關數據分析、偵測詐騙行為、改善流程，以及提升工作效率。

全面整合財務數據，互聯互通

一般企業由多層架構和團隊組成，企業必須把差旅及費用管理系統和現有核心業務應用系統（如財務系統、企業資源規劃 ERP 等應用）整合，才能有效地追蹤相關的支出。當系統中有任何改動，差旅及費用管理數據與 ERP 的整合都能實時自動更新。

把差旅及費用管理系統和核心業務應用系統整合可為企業帶來莫大的優勢，讓管理人員可以對財務數據更加互聯互通。隨著企業業務全球化，眾多企業將部署把差旅及費用管理系統和其他應用系統進行整合，讓費用報銷項目更清晰、改善工作流程和更有效管理企業的整體差旅等支出。

改善財務管理以控制成本

差旅的費用對公司的整體財務表現有一定影響，而費用亦同時受到行政人員的個人喜好所影響。研究亦發現亞洲企業於商務差旅費用的年度預算不容忽視，10 個受訪企業中，有 7 個表示商務差旅費用佔公司總收入的 5%，更有 18%  的企業佔其總收入的 5%-10%。

全自動化的系統將有助企業降低成本和項目開支，取得更佳的財務表現。全球經濟放緩，加上去年的經濟下滑，2016 年將會是充滿挑戰的一年。企業需要積極改善財政管理及節省成本。為保持競爭力，企業需考慮採用自動化的差旅及費用管理系統，加快流程、增加費用項目的透明度，以提升業務效率及有效控制成本。