Exchange 管理小 Tips：如何批次啟用就地封存信箱功能？

Exchange 管理小 Tips：如何批次啟用就地封存信箱功能？

個人信箱的封存管理是 Exchange Server 2016 架構環境當中，對於一般使用者極為重要的一項教育訓練，目的在於讓使用者自己管理好對於重要郵件的封存習慣，這是因為線上主要信箱的容量配額很有限。而郵件封存的位置有兩種，一是封存在本機電腦的硬碟中，二是封存在伺服器端的儲存區之中。前者適用在大多數的一般使用者，後者則可以套用在特定的人員，例如業務主管、財務主管、專案經理、研發人員等等。

封存在本機電腦的做法很簡單，使用者只要在 Outlook 介面中，開啟[帳戶設定]頁面然後新增一個資料檔在本機的路徑中即可。完成建立後 Outlook 會自動連線此資料檔(.PST)，往後使用者就可以用來存放較舊但又重要的 Email，並且自行保管好資料檔。

雖然上述的方法是可行的，但在實務上恐怕不適合所有人員，因為所有 IT 人員都知道，有許多高階的主管，如果你期限能「教育」他們這麼做，是有相當大困難的！不是年紀太大了就是嫌麻煩等等理由，在這種情況下您就只有幫他們這群人啟用線上封存功能，其方法也很簡單，只要在[Exchange 系統管理中]的[收件者]中，點選至[信箱]頁面，然後連續選取所要設定的多個信箱之後，點選在右側功能頁面中的[更多選項]連結，在點選[封存]區域中的[啟用]連結，即可開啟如圖 14 所示的[大量啟用封存]頁面。在此請挑選所要存放的信箱資料庫並點選[儲存]。

圖 14 大量啟用封存。

選擇採用以 Exchange Shell Management 的命令管理方式，可以讓線上封存功能的大量啟用更具彈性。如圖 15 所示在此筆者依序執行了以下兩道命令參數，前者用以設定讓所有管理部門的人員，皆啟用線上封存信箱功能，而判斷的方法就是檢查這些人員帳戶屬性中的[部門]資訊。後者則是用以確認所設定的封存信箱功能是否皆已經生效。

Get-User -Filter “Department -eq ‘管理部'” | Enable-Mailbox –Archive
Get-User -Filter “Department -eq ‘管理部'” | Get-Mailbox -Archive | Select Name

若您有結合 Exchange Online 或 Office 365 的雲端服務在使用，還可以將封存信箱設定指向至雲端儲存區。請參考以下命令參數。

Enable-Mailbox -Identity [email protected] -RemoteArchive -ArchiveDomain “archive.lab02.com”

圖 15 針對特定部門人員啟用封存信箱。

被啟用線上封存功能的使用者信箱，一旦它們後 OWA 網站開啟 Outlook，便可以看到系統會自動完成專屬線上封存信箱的連線，如圖 16 所示此時使用者可以自行隨時從主要信箱中，拖曳任何的 Email 至該線上封存信箱之中，或是藉由不同郵件資料夾的內容設定，來設定自動進行封存的期限，而這一些封存原則的選項，皆可以由管理人員建立與分類。相關詳細的進階實戰，筆者將會在後續與法規遵循管理的議題再來一一講解。

圖 16 線上封存郵件管理。

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