語言藝術好重要：淺談視像會議中常見的文化差異

隨著技術愈來愈成熟，現時視像會議已經較五年前相宜得多，就講近期 Cisco 一體化的視像會議方案（早前報導過）最平不倒兩萬港幣有交易；而且 Skype、Google Handout 等更是便宜到極點，加上互聯網發展迅速，從前常見問題如「聲畫不同步」、「聲音有延遲」等情況亦不再，所以現時很多企業均漸漸採用視像會議代替外出工幹，藉以節省開支及提升效率。

視像會議使用習慣的差異越發明顯

不過視像會議雖可令大家快捷地與不同國家的客戶進行會議，然而不同國家均有其獨特文化以及習慣，因此可以說文化差異會對整個會議氣氛有很大影響，而近日由 Redshift 發表的一份調查亦顯示隨著視像會議在中國和日本等亞洲國家越來越流行，不同國家在視像會議中的一些習慣差異也逐漸明顯。調查指出 97% 受訪者認為使用視像會議時理解不同國家的文化習慣非常重要，而 89% 受訪者亦表示他們非常需要一套明確的「跨文化視像會議禮儀指南」，以幫助他們在工作進行溝通良好的視像會議。調查強調一些由於中西文化差異所衍生的視像會議習慣區別，包括：

1. 準時加入會議對亞洲地區的國家來說都非常重要。在中國，資歷最高的人通常會最後一個加入會議。
2. 在中國和日本，尊重資歷和地位等級尤其重要。
3. 日本人時常會在會議中沉默以便深思熟慮。因此在視像會議時可使用不同的文件稿進行討論能有效推動會議進行。
4. 在中國，於非面對面交流中直接說「不」常會使氣氛變得尷尬；相對說「以後討論」或「也許」會更適宜。委婉的措辭在達成協議的談判過程中也同樣適用。
5. 日本與中國類似，視像會議參與者需要學會說「不」的拒絕藝術。
6. 中途打斷同事的會談內容在中國被認為是不禮貌的行為，而日本人也不會在同事或對方講話時插話。

讓視像會議順利進行的建議

對於如何能使視像會議進行得更加順利，Redshift 的調查報告也展示了受訪者們作為經常參加視像會議的商業決策層人士的精辟觀點。進行一場成功的視像會議最重要的要素包括：

– 能清晰聽到所有與會者的發言(69%)
– 視像會議操作系統簡單易用(60%)
– 與遠程與會者的眼神交流；所有與會人員的圖像都清晰可見(58%)

受訪者亦反映的最分散其他與會者注意力，因此應該在視像會議中避免的行為包括：

* 在會議中離席接聽電話(58%)
* 在不適當的場所參加視像會議，如公共交通、商店等(52%)
* 在會議中分神做其他工作，或者看起來一心二用，比如敲擊鍵盤等(51%)
* 不適當的會議背景也會分散注意力，如走動的同事、音樂、噪音等(50%)

視像會議在亞洲發展迅速

根據 Frost & Sullivan 發布的《亞太區視像 會議設施的市場研究報告》，2017 年亞洲視像會議市場的規模將有望達到 4.912 億美元。大中華區市場更佔整個亞洲市場的總額 1.548 億美元的 62.3%；而音響和視像通訊設備的安裝及使用是大幅度增長的主要原因，成功吸引不同企業採用。

而 Polycom 近日委托 Redshift Research 進行有關《全球觀點:商務視像會議應用與趨勢》的調查報告，與 Frost & Sullivan 研究結果一致。該調查訪問了全球 1,200 多名企業管理層，結果顯示視像會議能有效幫助不同地區的企業合作、提高團隊協作效率、跨越地理上的阻隔及縮小文化差異。

Redshift 的研究還指出，手提電腦和桌面電腦是進行商務視像會議最常用的設備(75%)，其次是會議室(48%)和流動通訊設備(42%)。研究結果表示視像會議將變得更加普及，在未來三年內筆記本電腦和桌面電腦仍將是最受廣泛使用的設備(72%)，而流動通訊設備和會議室將分別上升到 55% 和 51%。